Gemäß § 8 Registrierkassensicherheitsverordnung sind Unternehmer zu jedem Monats-ende verpflichtet, die Zwischenstände des Umsatzzählers der Registrierkasse zu ermitteln und als Barumsatz mit Betrag 0 und elektronischer Signatur im Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse zu speichern (sogenannter Monatsbeleg).
Darüber hinaus ist zum Ende des Kalenderjahres, dh zum 31. Dezember 2018, der Monatsbeleg, der den Zählerstand zum Jahresende enthält (sogenannter Jahresbeleg) zu erstellen, auszudrucken zu prüfen und sieben Jahre aufzubewahren. Dieser Beleg dient somit sowohl als Monats- als auch als Jahresbeleg und stellt ebenfalls einen Nullbeleg dar.
Die verpflichtende Überprüfung des Manipulationsschutzes kann manuell mit der BMF Belegcheck-App oder automatisiert über ein Registrierkassen-Webservice durchgeführt werden. Die Prüfung des Jahresbeleges muss spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres erfolgen.
Wenn der Betrieb über den Jahreswechsel geöffnet hat, kann der Jahresbeleg nach dem letzten Barumsatz des 31. Dezember 2018 bzw unmittelbar vor Beginn des folgenden Geschäftstages erstellt werden, wenn die Umsätze nach Mitternacht in der Buchhaltung dem alten Jahr zugerechnet werden.
Wenn das Unternehmen über ein abweichendes Wirtschaftsjahr (für die Erstellung des Jahresabschlusses) verfügt, ist dies für den Jahresbeleg der Registrierkasse irrelevant. Es ist dennoch zum 31. Dezember 2018 dieser Belegprüfungsvorgang vorzunehmen.